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So können Sie die Druckkosten im Betrieb senken

Dell WLAN DruckerDruckkosten machen einen ziemlich hohen Anteil bei den Betriebskosten aus. Auch wenn viele Unternehmen die Druckkosten nicht genau benennen können, sind diese immer auf der Suche nach Lösungen, wie die Druckkosten gesenkt werden können. Nicht nur Experten sind sich hier einig – es gibt immer ausreichend Potenzial die Druckkosten zu senken. Mit den unterschiedlichsten Maßnahmen lassen sich die Druckkosten schnell und einfach senken. Des Weiteren gibt es auch eine Reihe von Konzepten auf dem Markt, die sich mit dem Thema beschäftigen. Hierbei werden sowohl das Druckaufkommen und die dadurch entstehenden Kosten systematisch erfasst und analysiert.

Was beinhaltet diese Analyse?

So können Sie die Druckkosten im Betrieb senkenDie Analyse beinhaltet auch die Punkte, wie das Druckvolumen insgesamt verringert werden kann oder wie die Prozesse des Druckens beschleunigt werden können. Dadurch wird eine nachhaltige Optimierung möglich. Den wenigsten Nutzern ist bekannt, dass nur ca. 5 bis 20 % der anfallenden Gesamtkosten eines Druckers oder eines Multifunktionssystems auf die Hardware also auf die Geräte selbst entfallen. Die kompletten restlichen Kosten entstehen aus dem Verbrauch. Dazu zählen:

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  • Tintenverbrauch
  • Tonerverbrauch
  • Papier
  • Energie
  • Verschleißteile

Mit ca. 50 % der Gesamtkosten sind die indirekten Kosten bei Drucker und Co. nicht gerade niedrig. Zu den indirekten Kosten zählen:

  • Wartung
  • Instandhaltung
  • Administration
  • Schulung
  • Störungen
  • Logistik und vieles mehr

Ansätze, um Druckkosten zu sparen

  • Schnell und wirkungsvoll umsetzbare Sofortmaßnahmen.
  • Die Druckerlandschaft analysieren – Druckaufkommen, tatsächliche Druckkosten inklusive eins Konzepts zur Optimierung der Druckerumgebung.
  • Managed Print Service (MPS) – hiermit werden alle Maßnahmen und Produkte gesteuert, sodass Drucker, Kopierer, Scanner und Co. jederzeit einsatzbereit sind. Zum Teil erfolgt dies vollautomatisch.
  • Modernes Druckmanagement-System einführen – führt zu einer messbaren Effizienzverbesserung und einer Automatisierung von druckintensiven Prozessen.

Sofortmaßnahmen, um Druckkosten zu reduzieren

Maßnahme Ergebnis
doppelseitiger Druck Papier wird besser genutzt; mithilfe der 4-auf-1-Funktion das Seitenformat halbieren (es passen somit zwei Seiten eines Dokuments auf eine Druckerseite).
kompatible Tinten und Toner günstiger als Originalprodukte bei der Beschaffung; jedoch muss auf Qualität und Leistung geachtet werden.
Laufleistung bei kompatiblen Kartuschen durch hohe Laufleistung können mehr Seiten gedruckt werden; Seitenpreis wird so günstiger
Kartuschengröße beachten Je nach Druckermodell gibt es unterschiedliche Kartuschengrößen; nach Möglichkeit immer die größere Kartusche kaufen
Art des Druckers Anstatt einen Laserdrucker zu nutzen lieber einen Tintenstrahldrucker einsetzen. Letzterer benötigt bis zu 80 % weniger Strom, weniger Platz und weniger Müll, der entsorgt werden muss.
Neue Drucker anschaffen Alte Drucker gegen neue tauschen. Zumeist sind neue Modelle sparsamer im Verbrauch, sind weniger serviceanfällig und reduzieren somit den Seitenpreis.
Multifunktionssysteme nutzen Vier einzelne Geräte durch ein Multifunktionssystem ersetzen. Es reduziert sich der Aufwand für Verwaltung und Service sowie der Energieverbrauch, da nur ein Gerät im Stand-By-Modus aktiv ist.
Neueste Software installieren Damit muss nicht zwingend direkt am Arbeitsplatz gedruckt werden, sondern der Druck erfolgt an einem Abteilungsdrucker, der meist einen günstigeren Seitenpreis hat.
Software mit neuen Regeln für Farbdruck installieren Es muss nicht alles in Farbe gedruckt werden, vielfach reicht der Ausdruck in schwarz-weiß

Einen wichtigen Kostenfaktor im Unternehmen spielt die Druckumgebung. Damit diese optimiert werden kann, ist es wichtig zu wissen, wer, wann und wie oft Unterlagen druckt und welche Kosten dadurch tatsächlich entstehen. Experten untersuchen hierzu die komplette Betriebsumgebung mit allen Geräten sowie den Output der Businessprozesse. Es wird im Anschluss eine detaillierte Übersicht über die Kosten und die Prozesse der verwendeten Technik erstellt. Aufgrund dieser Analyse wird dann ein Soll-Konzept mit klaren Zielen entwickelt. Darin sind konkrete Wege, Maßnahmen und auch wichtige Messkriterien enthalten. Mit dieser Analyse kann jedes Unternehmen das Erreichen der Ziele eigenständig überprüfen.

Einen Managed Print Service nutzen

Wird nach einer vollen Transparenz und einer Kostenkontrolle bei den Druckkosten gesucht, dann ist der Managed Print Service oftmals die Lösung. Mitarbeiter werden so deutlich entlastet und alle Daten sind sicher. Zum Managed Print Service zählen alle Maßnahmen und Produkte, die nötig sind, damit Drucker, Kopierer, Scanner und Multifunktionsdrucker jederzeit einsatzbereit sind. Dabei sollen die Kosten so gering wie möglich gehalten werden.

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Der Managed Print Service umfasst:

  • Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien
  • Hard- und Software
  • Installation und Deinstallation
  • Wartung und Reparatur
  • Bestellung und Abrechnung
  • Auswertungen und Berichte

Hierzu gibt es internetbasierte Lösungen des Managed Print Service, die auf die Daten von Drucker und Co. zugreifen. Diese werten dann ausgewertet, überprüft, analysiert und gesteuert. Zum größten Teil erfolgt dies automatisch. Es sind Einsparungen bei den Druckkosten von bis zu 30 % möglich.

Vor- und Nachteile des Managed Print Service

Soll in einem Unternehmen eine Druckerumgebung eingerichtet werden, verlangt dies nicht nur Fachwissen.

  • Steigerung der Effizienz und der Produktivität
  • Informationssicherheit wird verbessert
  • versteckte Kosten werden reduziert
  • Kapitaleinsatz kann verringert werden
  • die Umweltbilanz wird verbessert
  • langwierige Auswahl, um den richtigen Anbieter zu finden
  • durch Verträge oftmals lange Laufzeiten bei einem Anbieter
  • Wechsel des Anbieters nur schwer möglich

Dokumentenmanagement für die Optimierung der Prozesse

Mit der Software für das Dokumentenmanagement werden die Dokumente nicht nur verwaltet, sondern auch automatisiert. Des Weiteren werden die dokumentenbasieren Geschäftsprozesse damit gesteuert, was auch die Definition des Workflows beinhaltet. Verschiedenen Mitarbeiter, die von der Software koordiniert wurden, arbeiten an der Lösung von Teilaufgaben bezüglich der Probleme. Zu den typischen Anwendungsbeispielen zählen:

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  • Personalakte
  • Rechnungsstellung
  • Angebots- und Vertragsmanagement
  • Service- und Beschwerdemanagement
  • Einkaufs- und Liefermanagement

Diese Vorteile überzeugen:

  • Mitarbeiter und Ressourcen werden effizienter eingesetzt, denn dokumentenintensive Prozesse werden weitestgehend automatisiert.
  • Von jedem Standort kann zu jederzeit auf Dokumente zugegriffen werden.
  • Relevante Informationen werden durch eine multidimensionale Suchoption schneller gefunden.
  • Durch individuelle und externe Rechtevergabe sind Daten vor einem unberechtigten Zugriff geschützt.

Bildnachweise: Adobe Stock / jd-photodesign, Amazon/ Dell

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